پڑھنے کا وقت 5 منٹ
کام کا ڈھیر اور ایک بھی کام مکمل نہیں؟ آئزن ہاور میٹرکس کو اے آئی سے کیسے ترتیب دیں
30 سیکنڈ میں خلاصہ
آئزن ہاور میٹرکس ایک سادہ طریقہ ہے جس میں ہر کام کو دو سوالوں پر پرکھا جاتا ہے: کیا یہ ابھی کرنا ضروری ہے، اور کیا یہ واقعی اہم ہے۔ جوابات کے مطابق کام چار خانوں میں تقسیم ہو جاتے ہیں، جس سے صاف پتہ چلتا ہے کہ پہلے کیا کرنا ہے، کیا بعد میں کرنا ہے، کیا کسی اور کے حوالے کرنا ہے اور کیا چھوڑ دینا ہے۔
رات کے گیارہ بجے ہیں۔ لیپ ٹاپ پر تین کلائنٹ کی ای میلز کھلی ہیں، ایک پروجیکٹ کی ڈیڈ لائن کل ہے، اور ساتھ ہی سوشل میڈیا پر ایک پرانا کلائنٹ میسج بھیج رہا ہے۔ آپ کو معلوم ہے کہ سب کچھ کرنا ہے، مگر یہ سمجھ نہیں آ رہا کہ ہاتھ پہلے کہاں ڈالیں۔ یہیں آئزن ہاور میٹرکس کام آتی ہے۔
یہ میٹرکس ہر کام سے دو سوال پوچھتی ہے: کیا یہ ابھی کرنا ضروری ہے؟ اور کیا یہ واقعی اہم ہے؟ ان دو جوابوں سے چار خانے بنتے ہیں۔ پہلا خانہ: فوری اور اہم (ابھی کریں)۔ دوسرا: اہم مگر فوری نہیں (وقت مقرر کریں)۔ تیسرا: فوری مگر اہم نہیں (کسی اور کے حوالے کریں)۔ چوتھا: نہ فوری نہ اہم (چھوڑ دیں)۔
اے آئی اس فہرست کو کیسے ترتیب دیتی ہے
جب آپ اے آئی کو اپنے کاموں کی بکھری فہرست دیتے ہیں، تو وہ ہر کام کو پڑھ کر اس کے الفاظ اور سیاق و سباق سے اندازہ لگاتی ہے کہ یہ کس خانے میں فٹ بیٹھتا ہے۔ پھر وہ ایک ترتیب وار فہرست بناتی ہے۔ یہ اندازہ آپ کی دی گئی تفصیل پر منحصر ہے، اس لیے جتنا واضح لکھیں گے، اتنا ہی بہتر نتیجہ ملے گا۔
پہلا تجربہ: سیدھا سادہ سوال
کمزور کوشش
میرے پاس بہت کام ہیں، مجھے ترتیب دے دو۔یہ جواب سننے میں اچھا لگتا ہے، مگر عملی طور پر بیکار ہے۔ اے آئی کو نہ کاموں کی فہرست دی گئی، نہ ڈیڈ لائن بتائی گئی، نہ یہ واضح کیا گیا کہ کون سا کام کس کلائنٹ کا ہے۔ نتیجہ یہ نکلا کہ اس نے کوئی اصل ترتیب نہیں دی، صرف تسلی دے دی۔
مضبوط کوشش
میں ایک فری لانسر گرافک ڈیزائنر ہوں۔ میرے پاس یہ کام ہیں: (1) کلائنٹ اے کی لوگو فائل آج رات بھیجنی ہے، (2) کلائنٹ بی کا پرانا بل تین ہفتے سے وصول نہیں ہوا، (3) اپنی پورٹ فولیو ویب سائٹ اپ ڈیٹ کرنی ہے، (4) ایک نئے کلائنٹ سے میٹنگ طے کرنی ہے، (5) سوشل میڈیا پر پروموشنل پوسٹ بنانی ہے۔ ہر کام کو آئزن ہاور میٹرکس کے چار خانوں میں رکھو اور صبح نو بجے سے شام چھ بجے تک کی ترتیب وار فہرست دو۔یہ جواب کام آتا ہے کیونکہ اس میں ہر کام کا نام، کلائنٹ اور ڈیڈ لائن شامل ہے۔ اے آئی نے صرف ترتیب نہیں دی، بلکہ وقت کے ساتھ جوڑ کر ایک قابل عمل منصوبہ بنایا۔ آپ اسے دیکھ کر فوراً کام شروع کر سکتے ہیں۔
ماسٹر ٹیمپلیٹ: ایک بار بنائیں، ہر روز استعمال کریں
نیچے دیا گیا ٹیمپلیٹ کاپی کریں اور اپنے کاموں کی فہرست ڈال کر اے آئی کو بھیجیں۔ یہ ہر پیشے کے لیے کام کرتا ہے، بس اپنا پیشہ اور کام لکھیں۔
میں [میرا پیشہ] ہوں۔ میرے پاس یہ کام ہیں: [کاموں کی فہرست]۔ ہر کام کو آئزن ہاور میٹرکس کے چار خانوں میں رکھو: فوری اور اہم، اہم مگر فوری نہیں، فوری مگر اہم نہیں، نہ فوری نہ اہم۔ پھر [کام کا وقت] سے [آرام کا وقت] تک کی ترتیب وار فہرست دو، ہر کام کے ساتھ اس کی وجہ بھی لکھو۔اے آئی کو قابو میں رکھنے کے تین فوری حکم
- اگر اے آئی عام مشورے دینے لگے تو لکھیں: 'صرف میرے دیے گئے کاموں کی فہرست پر کام کرو، کوئی نیا مشورہ نہ دو۔'
- اگر وہ سب کاموں کو 'اہم' کہہ دے تو لکھیں: 'ہر کام کے ساتھ صاف لکھو کہ یہ کیوں اہم ہے یا کیوں نہیں، اور اگر اہم نہیں تو کیوں۔'
- اگر جواب بہت لمبا ہو جائے تو لکھیں: 'ہر کام کے لیے صرف دو جملے لکھو، تفصیل بعد میں دوں گا۔'
کیسے پتہ چلے کہ ترتیب کام کر رہی ہے
اگر آپ صبح اٹھ کر فہرست دیکھیں اور بغیر سوچے سمجھے پہلا کام شروع کر دیں، تو سمجھیں کہ ترتیب کام کر رہی ہے۔ اگر پھر بھی الجھن رہے تو اے آئی سے دوبارہ ترتیب بنوائیں۔ بہتر یہ ہے کہ موبائل پر اے آئی کے مفت وائس موڈ میں اپنی فہرست بول کر سنائیں اور اس کی ترتیب سنیں۔ اس سے آپ کی بولنے کی روانی بھی بہتر ہوگی اور کام کی ترتیب بھی ذہن میں بیٹھ جائے گی۔